目前互联网+和人工智能概念火热，各智能软件势必也受其影响发展迅速，会议室预定系统领域必然会迎来翻天覆地变化，以往简单通过人力管理、预定会议室的方式将逐渐被取代。一个完整的会议室预定系统能提供访客管理、预定会议、移动工位、桌子安排、会议室预定所需设备和各种资源。

　　会议预约系统是什么样的系统?

　　会议预约系统是一个由人和计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的会议管理系统。现在很多的企业都在开展智能化办公环境，尤其是像会议室预定这样的操作，都会借助到一会议预约管理系统来进行操作，解决会议时间冲突问题。除此之外，会议预约系统还提供会议室预约信息共享平台，方便了解会议室占用情况。

　　1.会前预定

　　开会前需要提前在预定会议室，可以通过手机微信、企业微信、钉钉以及pc等终端查看会议室各个时段的预定状态，快速找到空闲的时间段进行预定，同时可通过会议室设备、容纳人数、可用时段等条件快速检索会议室进行快速预定。

　　默认情况下，输入主题、会议日期、会议时间、选择参会人(可选)、会议服务项(如：茶水服务、视频会议等--可选)即可完成预定。政企会议室预定系统支持同时预定多个会议室，如果一个会议需要使用多个会议室，只需要选择多个会议室即可。

　　2.会前通知

　　通知参会人：预定成功系统会通过发送微信消息或者钉钉消息或者邮件给参会人，会前15-30分内会再次发消息给参会人提醒参会

　　通知会议服务人员：如果选择了服务项，系统会发送发送微信消息或者钉钉消息或者邮件给会议服务人员，以便服务人员提前准备好会场。

　　会议取消通知：如果主持人因故取消了会议，系统会通过发送微信消息或者钉钉消息或者邮件给参会人以及服务人员。

　　3.会议展示

　　政企会议室预定系统支持安卓显示屏对会议信息进行展示，提供可视化展示界面的制作，可以在信息屏上展示：当前会议、待开始的会议列表、图片轮播、滚动字幕、时钟等信息，同时支持一个屏幕划分多个区域显示多个会议室的会议信息;支持直接在信息屏上预约会议室。

　　4.会议签到/签退

　　支持多种签到/签退方式： 1)直接在手机点击签到签退按钮 2)可通过手机扫码进行签到签退 3)可以在信息展示屏上点击签到/签退按钮。

　　对于参会人的签到有相应统计，可方便查看谁没有来参会。

　　5.与门禁集成

　　如果需要控制会议室的门只有预定人才能开门，政企会议室预定系统提供了扫码开门的方式，只有成功预定了会议室并且在会前30分钟到会后30分钟内才能扫码开门。

　　6.与第三方系统集成

　　会议室预订系统采用开放式平台，可以和很多第三方系统对接，比如钉钉，企业微信，OUTLOOK,、ERP和门禁系统等。

　　7.会中通知

　　会议结束前15分钟，提醒与会人员会议即将结束，以便提醒会议主持者是否需要延长会议，如果要延迟，需要在系统里面进行续约。

　　可通过系统实时发送消息给服务人员，以便人员能及时进行服务，比如呼叫茶水服务等。

　　8.统计分析

　　提供会议室预约次数、预约时长、某个时间段内使用率的统计，可以通过这些统计方便了解会议室的使用情况。

　　提供用户取消次数的统计，方便了解哪些用户经常预约了会议室但又不使用的情况，并可以对这些用户在指定时间内不可预约。

　　政企会议室预定系统能合理分配各种预定需求，把原本繁琐，耗费大量人力资源的事务性工作简单化，把线下工作线上完成，提高了员工之间的协作水平，对于企业来说，这样的内部效率的提高必然可以带来效益的增加。想了解更多会议预约系统功能作用，可以咨询朗歌商显，为你提供全方位会议预约管理解决方案。